Datenschutzrechtliche Hinweise gem. Art. 13, 14 DSGVO zum Reisekostenmanagement
Zur Umsetzung der Aufgaben im Reisemanagement (Reiseanträge, Genehmigungen, Abrechnungen) setzt die Humboldt-Universität zu Berlin ein elektronisches Reisekostenmanagement ein.
Im Nachfolgenden beschreiben wir näher, wie wir im Rahmen des Reisemanagements Ihre Daten verarbeiten. Dabei gilt der Grundsatz, dass wir personenbezogene Daten nur in dem Umfang verarbeiten, wie es für das Reisekostenmanagement erforderlich ist.
- Name und Kontaktdaten der / des Verantwortlichen:
Humboldt-Universität zu Berlin, vertreten durch den/die Präsident/in, Unter den Linden 6, 10099 Berlin.
Für Fragen zur Datenverarbeitung zum Reisekostenmanagement wenden Sie sich bitte an die Abteilung III Haushalt und Personal - Reisestelle - 10099 Berlin oder per E-Mail an reisestelle@hu-berlin.de
- Welche Daten und für welche Zwecke werden die Daten verarbeitet?
Zur Durchführung der Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen werden verarbeitet:
Daten zur Person (Name, Beschäftigungsstelle, Anschriften, Bankverbindungen).
Daten zur Reise: Datum und Uhrzeit Reisebeginn und Reiseende, Datum und Uhrzeit Dienstgeschäft, Zielort, Reiseunterbrechungen, weitere Reiseziele, Spesenarten gemäß Reiseschema, unentgeltliche Verpflegung, Fahrten mit eigenem KFZ.
Bei Erstellung einer A1-/ Entsendebescheinigung zusätzlich SVNr., SV-Träger, Personaldaten gem. HCM, Anschrift gem. HCM, Vertragsdaten der Beschäftigung insbesondere Status: Beamt*in oder Tarifbeschäftigte*r sowie Personalnummer, welche im Antragsverfahren als Aktenzeichen dient.
- Auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Das System wird von übrigen Mitarbeiter*innen der HU zur Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von dienstlichen Reisen genutzt. Die Rechtsgrundlage der Genehmigung ergibt sich aus dem Arbeitsverhältnis gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, § 2 Abs. 2 BlnDSG i.V.m §§ 31, 32-39, 43 BDSG.
Die Abrechnung von Reisekosten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V.m. § 77 Landesbeamtengesetz (für Angestellte: § 23 Abs. 4 TV-L HU i.V.m. § 77 LBG Berlin), § 1 Abs. 2 BRKG und zugehörigen Verwaltungsvorschriften (BRKGVwV)
- Wer ist Empfänger Ihrer Daten?
Ihre Daten werden zu Antrag- und Abrechnungszwecken an die Haushaltsabteilung weitergegeben. Im Rahmen der Tiefenprüfung der Mittelverwendung erhalten ggf. zudem beauftragte Wirtschaftsprüfer Zugriff.
Bei der Verarbeitung bedienen wir uns eines externen Dienstleisters, der die Daten in unserem Auftrag und gemäß unseren Weisungen im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages verarbeitet. Dies ist die Scheer GmbH, Unicampus Nord, 66123 Saarbrücken.
- Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Es erfolgt keine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation.
- Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Gemäß der Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungs- und lohnsteuerrechtliche
Abrechnungsunterlagen werden die Daten zwischen 6 und 10 Jahre aufbewahrt.
- Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Es besteht keine Pflicht die Angaben zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stellen, kann jedoch kein Reiseantrag gestellt bzw. keine Abrechnung von Reisekosten durchgeführt werden.
- Besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling?
Es wird keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art 22 DSGVO durchgeführt.
- Ihnen stehen folgende Rechte zu:
Recht auf Auskunft Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung gem. Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung gem. Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO
Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO
Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gem. Art. 77 DSGVO
Für die Humboldt-Universität zu Berlin zuständige Aufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Sie können sich auch gern direkt an die/den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin wenden. Mail: datenschutz@uv.hu-berlin.de , Telefon: 030 2093-20020.
Stand: 30.6.2025
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Data protection information according to Articles 13 and 14 of the GDPR on travel expense management
Humboldt University of Berlin uses an electronic travel expense management system to carry out travel management tasks (travel requests, approvals, settlements).
Below, we describe in more detail how we process your data in the context of travel management. The principle applies that we only process personal data to the extent necessary for travel expense management.
1. Name and contact details of the person responsible:
Humboldt University of Berlin, represented by the President, Unter den Linden 6, 10099 Berlin.
If you have any questions about data processing for travel expense management, please contact Department III Budget and Personnel - Travel Office - 10099 Berlin or send an email to reisestelle@hu-berlin.de
2. What data is processed and for what purposes?
The following data is processed for the purpose of approving and accounting for business trips:
Personal data (name, place of employment, addresses, bank details).
Travel data: date and time of departure and arrival, date and time of business, destination, travel interruptions, other destinations, expense types according to travel schedule, free meals, travel with own vehicle.
When creating an A1/posting certificate, additional social security number, social security provider, personnel data according to HCM, address according to HCM, employment contract data, in particular status: civil servant or salaried employee, as well as personnel number, which serves as the file number in the application process.
3. What is the legal basis for processing the data?
The system is used by HU employees to apply for, approve and settle business travel expenses. The legal basis for approval is derived from the employment relationship in accordance with Art. 6 (1) b) GDPR, § 2 (2) BlnDSG in conjunction with §§ 31, 32-39, 43 BDSG.
The settlement of travel expenses is based on Art. 6 (1) c) GDPR in conjunction with § 77 Landesbeamtengesetz (for employees: § 23 (4) TV-L HU in conjunction with § 77 LBG Berlin), § 1 (2) BRKG and associated administrative regulations (BRKGVwV).
4. Who receives your data?
Your data will be forwarded to the budget department for application and billing purposes. As part of the in-depth review of the use of funds, commissioned auditors may also be granted access.
For processing, we use an external service provider who processes the data on our behalf and in accordance with our instructions within the framework of a data processing agreement. This is Scheer GmbH, Unicampus Nord, 66123 Saarbrücken.
5. Will your data be transferred to a third country or an international organisation?
No data is transferred to a third country or international organisation.
6. How long will your data be stored?
In accordance with the retention periods for accounting and income tax settlement documents, the data will be stored for between 6 and 10 years.
7. Are you obliged to provide data?
There is no obligation to provide the information. However, if you don't provide the required data, no travel request can be submitted and no travel expenses can be reimbursed.
8. Is there automated decision-making, including profiling?
No automated decision-making is carried out in accordance with Art. 22 GDPR.
9. You have the following rights:
Right to information Art. 15 GDPR
Right to rectification or completion pursuant to Art. 16 GDPR
Right to erasure pursuant to Art. 17 GDPR
Right to restriction pursuant to Art. 18 GDPR
Right to data portability pursuant to Art. 20 GDPR
Right to object pursuant to Art. 21 GDPR
Right to lodge a complaint with the supervisory authority pursuant to Art. 77 GDPR
The supervisory authority responsible for Humboldt University of Berlin is the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.
You are also welcome to contact the official data protection officer of Humboldt University of Berlin directly. Email: datenschutz@uv.hu-berlin.de, telephone: 030 2093-20020.